Privacy verklaring muziekvereniging “Juliana” Almen

1.   Algemeen

Muziekvereniging “Juliana” Almen – hierna “Juliana” genoemd – verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

2.   Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens, die iets over u zeggen, zoals bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u te herleiden zijn, spreken we over persoonsgegevens. Hierbij kan gedacht worden aan uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam in combinatie met uw geboortedatum of foto’s en video’s. Wanneer anderen zoals “Juliana” de beschikking hebben over persoonsgegevens, dan moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

3.   Verwerkt “Juliana” persoonsgegevens?

Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen hebben of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:

1. Leden van “Juliana” (NAW[1]-gegevens, e-mailadres, IBAN-rekeningnummer en contributie- en evt. lesgeldbedrag);
2. Bestuursleden van “Juliana” (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en bestuursfunctie);
3. Dirigent en docenten (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, IBAN-rekeningnummer);
4. Vrijwilligers (NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer);
5. Donateurs (NAW-gegevens, telefoonnummer, IBAN-rekeningnummer);
6. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken, zoals zusterverenigingen, andere verenigingen, gemeentelijke instanties, etc. (naam organisatie, naam contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer).

4.   Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

“Juliana” is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens:

1. De administratie van (bestuurs)leden, dirigent en docenten en vrijwilligers wordt uitgevoerd door de penningmeester van “Juliana”. De administratie staat op de eigen computer van dit bestuurslid en op het administratieve gedeelte van de website van “Juliana”. De computer is beveiligd met een wachtwoord (alleen bekend bij de penningmeester) en beveiligingsupdates worden toegepast, zodra deze beschikbaar zijn. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Het administratieve gedeelte van de website van “Juliana” is alleen toegankelijk voor bestuursleden en is ook beveiligd met wachtwoorden.

Na verwerking van nieuwe mutaties op zowel de computer van de penningmeester als op de website van “Juliana” wordt een back-up van de gegevens gemaakt. Deze back-up wordt op een losse harde schijf van de penning­meester bewaard. Deze harde schijf wordt separaat van de computer bewaard op een afgesloten plaats welke alleen bekend is bij de penningmeester;

2. De administratie van de donateurs wordt ook door de penningmeester van “Juliana” uitgevoerd. Voor deze gegevens geldt hetzelfde als hiervoor genoemd voor de administratie van (bestuurs)leden;
3. Contactgegevens van andere partijen zijn zowel bij de secretaris en voorzitter als bij de penningmeester in beheer. Dit is geen gemeenschappelijke administratie. Deze gegevens worden beheerd op met wachtwoorden (alleen bekend bij de desbetreffende bestuursleden) beveiligde privécomputers met een adequate virusbescherming. Dergelijke contactgegevens kunnen ook op het administratieve gedeelte van de website van “Juliana” beheerd worden.

5.   Waarvoor verwerkt “Juliana” deze gegevens?

De persoonsgegevens, die “Juliana” verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

1. Leden: Deze gegevens worden vastgelegd om de lidmaatschapsgelden te kunnen incasseren en om de ledenadministratie te kunnen beheren,
2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden,
3. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden met de andere partijen in het kader van samenwerking op het gebied van relevante zaken,
4. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten.

6.   Verwerkt “Juliana” ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. “Juliana” verwerkt deze gegevens niet.

7.   Hoe gaat “Juliana” met mijn persoonsgegevens om?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging bewaard. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld. Voordat een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de mailadressen in de BCC geplaatst en zijn daarmee onzichtbaar voor derden.

8.   Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

De bestuursleden van “Juliana” kunnen de gegevens (bestuurs)leden, dirigent en docenten, vrijwilligers, donateurs en contactpersonen inzien en muteren op het beveiligde gedeelte van de website van “Juliana”. Onze bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren.

9.   Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Hetzelfde geldt voor persoonsgegevens van de overige groepen.

Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk voorschriften.

10.  Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is “Juliana” gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

11.  Kan ik zien welke gegevens “Juliana” van mij verwerkt?

U kunt een verzoek indienen bij de secretaris of penningmeester van “Juliana” om deze gegevens in te zien. De secretaris is bereikbaar via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en de penningmeester via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

12.  Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?

Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van “Juliana” via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen, zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13.  Wijzigingen

Deze Privacy verklaring kan worden gewijzigd door het bestuur van “Juliana”. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt in de jaarlijkse algemene ledenvergadering. “Juliana” kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden, die nog niet staan vermeld in deze Privacy verklaring. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen in onze Privacy verklaring en om u de kans te bieden uw gegevens te corrigeren of wissen.

Almen, september 2018   

[1] NAW = naam, adres woonplaats